Conditions générales

En vous inscrivant, vous acceptez les conditions générales de contrat et de voyage ESL Education Belgique SPRL (ESL – Séjours linguistiques). La partie contractante est ESL Education SA, représentée par ESL Education Belgique SPRL (ESL – Séjours linguistiques). L’inscription peut être établie par écrit (formulaire d’inscription par fax ou par email), oralement par téléphone ou par le biais de notre site internet. Dès réception de votre inscription, nous vous confirmons votre séjour dans les 7 jours ouvrables. Si les cours choisis sont complets, nous vous en informons rapidement et vous proposons une alternative. En cas d’inscription tardive (dans les 2 semaines avant votre départ), des frais de dernière minute de 30 EUR seront facturés. Le montant en devise étrangère relatif à votre séjour est converti en euros le jour de l’émission de la facture (env. 6 semaines avant votre départ). Nous appliquons un taux de change basé sur le cours interbancaire du jour majoré afin de couvrir les risques de change. Le choix du paiement en devise étrangère devra être défini au moment de la réservation initiale. Des frais bancaires internationaux de 10 EUR vous sont facturés pour les transferts effectués par ESL – Séjours linguistiques auprès de nos écoles partenaires.

L’acompte de 300 EUR, ainsi que le montant de l’assurance le cas échéant, sera demandé par carte de crédit ou Maestro au moment de l’inscription. La facture du solde sera envoyée environ 6 semaines avant le départ, et devra être réglée dans les 2 semaines.
Les frais de transaction pour le paiement de l’acompte par carte vous sont offerts. Pour tout autre paiement par carte, des frais supplémentaires correspondant à 0,3 % du montant dû seront à votre charge.
Les vols doivent être payés intégralement au moment de la réservation.
Le paiement intégral du séjour doit nous parvenir avant votre départ. En cas de non-paiement de l’acompte et/ou du solde de votre facture, votre réservation peut être annulée par ESL – Séjours linguistiques (selon les conditions d’annulation mentionnées au point 4).
Votre dossier vous est envoyé dès réception du paiement intégral (env. 10 jours avant votre départ).

Avant votre départ
Pour chaque modification de réservation intervenant avant votre départ, nous facturons des frais administratifs de :

- 30 EUR pour un changement de jour d’arrivée et/ou de départ, et pour tout ajout ou suppression de service,
- 50 EUR pour un changement d’aéroport dans le cadre d’un transfert,
- 100 EUR pour un changement de cours et/ou de logement, une réduction ou un report de votre séjour

Un changement d’école est considéré comme une annulation aux conditions spécifiées au point 4.

Dès votre départ
Dès votre départ, tout changement de l’arrangement initial n’occasionne pas la réouverture de votre dossier. Adressez-vous directement à l’école si vous rentrez prématurément en Belgique, désirez faire modifier votre formule de logement ou demander un quelconque autre changement. Si le changement est en rapport avec une réclamation, reportez-vous au point 12.

Concernant les séjours linguistiques
Une éventuelle annulation doit nous parvenir par lettre recommandée.
a) Si l’annulation intervient plus de 30 jours avant votre départ, des frais de 300 EUR vous seront facturés.
b) Si votre annulation intervient moins de 30 jours avant votre départ, les frais d’annulation de 300 EUR au minimum vous seront facturés, ou les frais suivants calculés sur le montant total de la facture:

de 29 à 15 jours avant le départ 20%
de 14 à 08 jours avant le départ 40%
de 07 à 01 jours avant le départ 80%

Dès le 1er jour de votre séjour ou en cas de retour anticipé, aucun remboursement n’est accordé.

Concernant le logement
Les résidences/appartements/studios/chambres d’hôtel sont soumis aux conditions d’annulation des différents prestataires de service locaux et les frais d’annulation sont en général plus élevés que pour les familles d’accueil. Conditions d’annulation détaillées sur demande.

Concernant les vols
En cas d’annulation d’un vol réservé via ESL, les frais d’annulation de notre agence de voyage partenaire vous sont facturés intégralement. Vous pouvez souscrire l’assurance annulation de l’agence de voyage au moment de la réservation.

Conformément à la loi belge du 16 février 1994 régissant le Contrat d’Organisation de Voyages et le Contrat d’intermédiaire de Voyages, ESL - Séjours linguistiques a conclu une assurance insolvabilité auprès du Fonds de Garantie Voyages, Avenue de la Métrologie 8, 1130 Bruxelles. Cette assurance couvre tous les programmes et protège les clients en cas de faillite ou d’insolvabilité de la société.

Assurance annulation
Une assurance annulation peut être souscrite pour tous nos séjours auprès de notre partenaire AVI. En cas d’incapacité de voyager (maladie, accident, décès d’un proche, perte d’emploi, etc.) survenu avant votre départ, cette assurance vous couvre personnellement contre les frais d’annulation. L’assurance est souscrite par le client auprès d’AVI. Celui-ci doit contacter directement l’assurance et non ESL pour toutes demandes. Dispositions contractuelles disponibles sur demande.

Assurance assistance
Une assurance assistance peut être souscrite pour tous nos séjours auprès de notre partenaire AVI. Cette assurance couvre les frais médicaux et d’hospitalisation, le rapatriement et la responsabilité civile privée. L’assurance est souscrite par le client auprès d’AVI. Celui-ci doit contacter directement l’assurance et non ESL pour toutes demandes. Dispositions contractuelles disponibles sur demande.
 
Assurance accident-maladie
Vous avez l’obligation d’être couvert contre les risques de maladies et d’accidents à l’étranger. Il est nécessaire d’annoncer votre départ à l’étranger à votre mutualité.

Assurance ESL annulation examens gratuite
Si vous devez passer un examen dont le résultat négatif influencerait votre départ, il vous est possible de souscrire gratuitement à notre assurance annulation examen. Nous vous demandons le cas échéant de produire un document officiel comme preuve de la situation susmentionnée. Le remboursement se fera dans l’intégralité. Nous vous prions de noter que le billet d’avion est à part et qu’il ne fait pas partie de cette assurance annulation. Cette assurance est valable jusqu’à 10 jours avant le départ.

Garantie « deuxième chance certificat officiel »
Notre garantie « deuxième chance certificat officiel » donne la possibilité aux participants inscrits à un cours de préparation à un examen de se présenter une seconde fois gratuitement à l’examen de leur choix, en cas d’échec à la première tentative lors de leur séjour linguistique. Notez que la langue de l’examen doit rester la même. Pour la somme de 29 EUR, ESL s’engage à couvrir les frais d’inscription à un deuxième examen sur le lieu du séjour linguistique ou de retour en Belgique. La garantie « deuxième chance certificat officiel » doit être contractée au moment de votre inscription. 
Cette dernière ne prendra effet que sur validation du niveau requis pour le passage de l’examen. Si une fois sur place, il s’avère que vous n’avez pas le niveau requis, l’assurance sera automatiquement annulée et remboursée. Validité : 18 mois après l’échec à la première tentative.

Tous les participants doivent avoir leurs documents de voyage en règle. Toutes les conditions imposées par votre voyage (obtention de visa, assurances valables, formalités de douane, etc.) sont à votre charge. Nous vous fournissons les informations données par les ambassades et vous aidons dans les démarches pour l’obtention d’un visa. Vous êtes responsable du respect de toutes les directives importantes concernant le voyage. Tous les torts, en particulier le paiement des frais d’annulation résultant du non-respect de ces directives, sont à votre charge, excepté s’ils sont dus à une fausse information ou la non-transmission d’informations de la part d’ESL – Séjours linguistiques.

Dans le cas d’une demande de visa étudiant pour un séjour aux États-Unis, des frais d’envoi sécurisés (variables selon les écoles) peuvent vous être facturés afin de couvrir l’envoi du document I20 nécessaire à l’obtention du visa.

ESL – Séjours linguistiques est responsable en qualité d’agent de séjours linguistiques pour l’authenticité du présent catalogue, l’exactitude de son contenu, le choix consciencieux des organisateurs ainsi que la transmission des documents de voyage au point de vente/client.
 
ESL – Séjours linguistiques se réserve le droit de modifier sans préavis le contenu de son catalogue ainsi que les prestataires choisis.

ESL – Séjours linguistiques ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas d’accident sur le lieu de séjour ou lors du voyage. Seule la responsabilité du prestataire de service (école, compagnie aérienne, etc.) pourra être engagée.
ESL – Séjours linguistiques ne pourra être tenu pour responsable de pertes ou dommages subis par des personnes ou par des biens et quelle qu’en soit la cause.
 
ESL – Séjours linguistiques ne saurait être tenu responsable des éventuelles modifications de programme (cours, classes, détails du logement, etc.) auxquelles ses écoles partenaires peuvent être contraintes.
 
ESL — Séjours linguistiques ne sera pas en violation du présent contrat, ni ne pourra être tenu responsable du retard dans l'exécution ou du non-respect de l'une de ses obligations, s’il résulte d'événements, de circonstances ou de causes échappant à son contrôle raisonnable, y compris mais non limité à: feu; catastrophe naturelle; décisions gouvernementales; faillite d’une des écoles partenaires, d’un fournisseur ou sous-traitant; conflits de travail ou troubles civils; activités criminelles, terroristes ou menaces terroristes de toute nature; pandémies et autres urgences de santé publique; tout acte négligent ou délibéré ou tout manquement à agir par un tiers; ou toute autre cause indépendante de la volonté d'ESL ­— Séjours linguistiques (chacun étant un «événement de force majeure»).

Lorsqu'un programme est annulé par l'organisateur ou l'école partenaire à la suite d'un événement de force majeure, il est reconnu que :
 
- ESL Éducation Belgique Sprl ou l'organisateur (selon le cas) a le droit de conserver un montant au prorata des frais payés lorsque les services ont été partiellement fournis. Les frais retenus seront proportionnels aux services fournis ;
- ESL Éducation Belgique Sprl a le droit de déduire tous les frais irrécupérables qu'il subit du montant de tout remboursement, par exemple les frais d'annulation ou similaires ;
- l'organisateur ou l'école partenaire a le droit de dispenser l’enseignement par d'autres moyens, y compris des programmes en ligne et virtuels.
- tous les services tiers fournis par ESL Éducation Belgique Sprl pour le compte du participant, y compris mais sans s'y limiter, les vols ou les assurances, resteront soumis aux conditions générales du fournisseur respectif et ESL Éducation Belgique Sprl ne sera pas responsable de ces services tiers ou de tout acte ou omission de ce tiers.

ESL – Séjours linguistiques se réserve le droit de modifier les prix jusqu’à 21 jours avant la date de départ en cas de changements imprévisibles tels que fluctuations monétaires, augmentation des tarifs de locomotion, introduction ou augmentation de taxes d’Etat comme taxes d’aéroport ou TVA. Si l’augmentation dépasse 10 % du forfait confirmé par ESL – Séjours linguistiques, vous avez le droit de résilier sans frais votre contrat avec ESL – Séjours linguistiques par courrier recommandé, dans les 10 jours qui suivent notre confirmation.

Toute plainte doit être adressée directement à l’école et pendant la durée de votre séjour. Si votre démarche auprès de l’école n’a aucun effet, contactez ESL – Séjours linguistiques en Belgique. Si le problème ne peut être réglé directement, vous pouvez exiger un rapport écrit de l’école et nous l’adresser avec votre plainte, au plus tard 30 jours après la fin des cours. Toute plainte adressée postérieurement à ce délai est irrecevable.

Tout le matériel de cours n’est pas systématiquement compris dans le prix du séjour. Dans ce cas, il est à payer sur place et varie suivant l’évolution du niveau linguistique (durée du séjour), suivant le programme choisi (cours spécifiques, préparation examens), ou en fonction des besoins particuliers de l’étudiant (renfort, cours privés). A titre indicatif, le prix du matériel de cours peut varier entre 20 et 100 EUR.

Si l’enseignement n’a pas lieu les jours fériés (fêtes nationales, etc.) et si les cours ne sont pas compensés par nos écoles partenaires, les heures manquées ne sont pas remboursées.

En fonction du nombre de participants, de leur niveau linguistique ou de la saison, nos écoles partenaires sont parfois dans l’obligation de remplacer le cours en groupe initialement réservé par des cours en mini groupes ou privés de moins de leçons. Ces modifications n’entrainent aucun changement de prix.

ESL – Séjours linguistiques se réserve le droit de conserver et/ou d’utiliser à des fins promotionnelles les images et photographies 
qui ont été prises au sein de ses écoles partenaires ou dans le cadre d’un séjour linguistique avec accord des participants. ESL – Séjours linguistiques s’engage en contrepartie à la confidentialité et à la discrétion, afin de préserver les droits et les biens de ses clients, conformément à la législation en vigueur.

Selon l’école, la destination et le nombre de semaines consécutives de cours réservé, les participants bénéficieront d’un vol offert par ESL (taxes comprises, valable pour des vols au départ des principaux aéroports européens, plafonné à un montant de 350 EUR pour l’Europe et 1000 EUR pour le reste du monde). L’inscription au programme doit être effectuée minimum 6 semaines avant le début du cours. Le vol est réservé par ESL uniquement. Cette offre n’est pas rétroactive en cas d’extension de la durée du cours une fois sur place. En cas de modification de la durée du séjour, de l’école ou de la destination avant ou après le départ, l’offre n’est plus valable et le prix du vol revient à la charge du participant. Cette offre peut être arrêtée ou modifiée par ESL en cours d’année à tout moment sans préavis. Plus d’informations
sur les conditions des offres spéciales propres à chaque école sur les pages respectives de notre site internet.

ESL – Séjours linguistiques garantit que vos données seront traitées conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Vos données pourront être communiquées aux partenaires d’ESL – Séjours linguistiques aux seules fins de l’exécution du contrat. Les données pourront également être traitées afin de vous contacter pour vous informer sur les programmes et services offerts par ESL – Séjours linguistiques. Vous avez le droit de vous opposer, sur demande et gratuitement, au traitement des données à caractère personnel envisagé à des fins de marketing direct et vous avez un droit d’accès et de rectification de vos données. Pour exercer vos droits, vous devez contacter ESL – Séjours linguistiques, Avenue de Tervueren 204/2, 1150 Bruxelles.

Si, dans les 30 jours suivant le règlement de votre facture, vous trouvez exactement le même programme comprenant les mêmes prestations pour les mêmes dates (logement & école identiques) proposées par un autre organisme de séjours linguistiques en Belgique et à un tarif publié dans un catalogue officiel et en devises du pays concerné, inférieur au prix payé chez ESL – Séjours linguistiques, nous nous engageons à vous rembourser la différence. Cette garantie excluant toutes les offres promotionnelles ou devis personnalisés d’autres organismes de séjours linguistiques ainsi que les prestations suivantes: billets d’avions, assurances, hôtels, etc.

Dans la mesure où l’étudiant est éligible pour une aide financière, ESL – Séjours linguistiques assistera au mieux l’étudiant dans sa demande au cas par cas. ESL – Séjours linguistiques n’a cependant pas d’obligation à assister l’étudiant dans ses démarches et ne pourra en aucun cas être tenu responsable des demandes individuelles. ESL – Séjours linguistiques ne peut en aucun cas garantir que le support financier demandé sera approuvé par les autorités compétentes.

Organisations de nos écoles partenaires respectives.

Seules les dispositions de droit belge sont applicables dans les rapports découlant entre vous et ESL — Séjours Linguistiques. Le for juridique est Bruxelles.

ESL Education Belgique SPRL
Avenue de Tervueren 204/2
1150 Bruxelles

T: +32 (0)2 203 59 91
F: +32 (0)2 203 28 13
E: [email protected]
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